De kracht van reflectie

Elke programmamanager zal het waarschijnlijk herkennen: de hectiek van alledag zorgt voor een volle agenda. Afspraak op afspraak, vergaderingen die aansluitend in de agenda staan zodat je niet eens de tijd hebt om van de ene vergaderzaal naar de ander te lopen, overleg met de opdrachtgever of een belangrijkste stakeholder, afstemming met het programmateam; de agenda is vaak overvol en al  weken naar voren volgepland. In mijn adviespraktijk en gesprekken met programmamanagers is dan ook een veel gehoorde vraag hoe daarop meer vat te krijgen.

Het is een opmerkelijk fenomeen; eigenlijk weet iedereen dat het helpt om niet alleen te rennen, maar tijd in te bouwen voor reflectie. Om te vertragen om daarna te kunnen versnellen. Heifetz, Grashow en Linsky (2009) beschrijven in hun boek ‘The practice of adaptive leadership’ (2009) mooi wat er nodig is te komen tot reflectie: beweeg van de dansvloer naar het balkon.
 “Getting of the dance floor en onto the balcony is a powerful way to do this. It enables you to gain some distance, to watch yourself as well as others while you are in the action, and to see patterns in what is happening that are hard tot observe if you are stuck at the ground-floor level”.

Reflectie inbouwen

Alleen van wat afstand kun je overzicht houden of creëren en het inbouwen van reflectie is de manier om dat te doen. En er is ook allerlei bewijs voor de stelling dat het inbouwen van reflectie tijd oplevert in plaats van kost. Onderzoek naar de kracht van het toepassen van reflectie van professor Gaia di Stefano, wijst uit dat medewerkers in een trainingsprogramma die de laatste 15 minuten van hun werkdag spendeerden aan reflectie in een eindtoets 23% beter scoorden dan collega’s die niet reflecteerden. Kijk maar eens naar dit filmpje (met dank aan Esther Gerrits).

Af en toe stilstaan

Het is een interessant gegeven dat we het toch blijkbaar zo moeilijk vinden. Ik ben ervan overtuigd dat het ieders productiviteit flink vergroot als je ook af en toe stilstaat. Bijvoorbeeld door de week niet in allerlei hectiek te beëindigen, maar door de vrijdagmiddag geen afspraken te hebben en de tijd te nemen voor een reflectie op wat die week heeft opgeleverd en wat dat voor de volgende week of weken betekent. Door als programmateam een of enkele keren per jaar een echt eiland van reflectie in te bouwen en uit de druk van alledag te stappen en met wat afstand te kijken naar wat er allemaal gebeurt. Of door elke dag (terwijl je toch je vitaliteitswandeling maakt) de dag te doordenken en daarmee betere sturing te hebben op waar je wel en niet tijd in stopt. Dat soort reflectie onderscheidt de programmamanager die vanuit bewust leiderschap zijn rol invult en keuzes maakt van diegene die door zijn of haar omgeving bepaalt wordt.

Systematisch werken aan je eigen reflectie

En die reflectie geldt voor de programmamanager natuurlijk in het bijzonder ook op zijn of haar eigen rol. Hoe ga je om met allerlei zaken die om je heen spelen, die invloed hebben op jou, het team en het programma? Wat doe je als het spannend wordt of als er vragen van integriteit op je afkomen? Bij het systematisch werken aan je eigen reflectie kan het boek Leiderschap van de programmamanager je helpen. Door bijvoorbeeld elke maand een van de thema’s te nemen en te onderzoeken hoe jij je daartoe verhoudt. Dat kan individueel, met een coach, met een groepje collega’s. Het is in ieder geval mijn overtuiging dat zo’n traject je veel nieuwe inzichten en veel verrijking oplevert. Als programmamanager en als mens.